Выручка есть, денег нет: что проверить
В отчёте ресторан заработал за месяц, а на ближайшие платежи денег не хватает. Начните с сопоставления прибыли, движения денег и обязательств за один период.
Почему прибыль не совпадает с остатком денег
Условный пример, не клиентский кейс. В начале месяца у заведения было 200 000 рублей. Все продажи оплачены в этом месяце, расходы периода оплачены полностью. Прибыль составила 300 000 рублей. Для простоты в примере нет амортизации, изменений запасов и других неденежных корректировок.
За тот же месяц купили оборудование за 250 000 рублей, погасили 150 000 рублей основного долга и выплатили собственнику 100 000 рублей. Эти выплаты отражены отдельно от расходов, сформировавших указанную прибыль.
| Операция | Изменение | Остаток |
|---|---|---|
| Остаток в начале месяца | 200 000 | 200 000 |
| Прибыль, полученная деньгами в условиях примера | +300 000 | 500 000 |
| Покупка оборудования | −250 000 | 250 000 |
| Погашение основного долга | −150 000 | 100 000 |
| Выплата собственнику | −100 000 | 0 |
200 000 + 300 000 − 250 000 − 150 000 − 100 000 = 0 рублей. Прибыль за месяц составила 300 000 рублей, но после остальных выплат остаток денег равен нулю.
Это упрощённая модель: в реальном заведении добавятся даты поступлений, задолженности, запасы и другие корректировки.
Сопоставьте три отчёта за один период
- Доходы и расходы. За какой период рассчитан результат? Все ли относящиеся к нему затраты включены? Что именно названо прибылью?
- Поступления и выплаты. Сопоставьте банк, кассу и фактические остатки. Внутренние переводы между своими счетами не должны создавать повторный доход.
- Обязательства. Выпишите суммы и даты ближайших платежей: поставщикам, команде, арендодателю и другим получателям.
Проверьте места, где расходятся периоды
Дата продажи может отличаться от даты зачисления денег. Выплата поставщику может закрывать прошлую задолженность или создавать запас на будущие недели. Поэтому банковская выписка сама по себе не показывает прибыль месяца.
Отдельно проверьте закупки: товар можно оплатить в одном периоде, а использовать в другом. Стоимость запасов связывается с их использованием и продажей, а не только с оплатой.
Раздельно учитывайте покупку оборудования, погашение основного долга, проценты и выплаты собственнику. Если всё попало в одну строку «прочие расходы», объяснить изменения будет трудно.
Как проверить денежный остаток
Сначала сопоставьте начало и конец выбранного периода по банку и кассе. Для каждого расхождения найдите конкретное поступление, выплату или перевод. Затем разберите, к какому периоду и обязательству относится операция.
- Согласуйте начальный остаток: какие счета, кассы и средства входят в расчёт.
- Разделите поступления от гостей и внутренние переводы между своими счетами.
- Сопоставьте выплаты с закупками, расходами, долгами и решениями собственника.
- Отметьте ожидаемые зачисления эквайринга и агрегаторов, которые ещё не поступили.
- Проверьте конечный остаток по тем же счетам и кассам, что использованы в начале периода.
Пока остатки не сверены, расхождение нельзя объяснять только продажами, себестоимостью или действиями команды. Сначала нужно восстановить движение конкретных сумм.
Что делать по итогам сверки
Если сверка не сходится, сначала найдите пропущенную или задвоенную операцию. Если сходится, но денег на обязательства не хватает, составьте платёжный календарь. Решение о выплате собственнику принимайте с учётом предстоящих платежей и необходимого запаса.
Если такие сверки каждый месяц начинаются заново, стоит наладить единые правила учёта и ответственность за данные.